Greitas ir tikslus padėties nustatymas: visos archyvo patalpos geografinis pasiskirstymo žemėlapis yra saugomas mobilioje punktų tikrinimo įrangoje, kuri patikrinamiems archyvams duos geografinės padėties nustatymo instrukcijas ir atliks greitas paieškos bei archyvavimo operacijas.
Lengvas inventorizavimas: naudojant RFID vietoje tikrinimo įrangą galima greitai užbaigti inventorizaciją, klaidų tikrinimą ir archyvų lentynas. Tai gali labai sumažinti bibliotekos darbuotojų darbo krūvį, pagerinti archyvų valdymo efektyvumą ir sumažinti klaidų skaičių skolinimo ir archyvavimo metu.
Tikslus failų informacijos įrašymas: asmuo, tvarkantis, skolinantis, skolinantis ir paduodamas bylas, sistemoje automatiškai registruojamas, kad būtų išvengta rankinių klaidų ir būtų užtikrintas pirminių bylų tvarkymo informacinės sistemos duomenų tikslumas bei - Laiko užklausa apie failo būseną ir ataskaitų spausdinimą.
Paketinių failų skolinimas, padavimas ir registravimas: failų tvarkymas yra labai sudėtingas darbas. Yra nedaug bylų tvarkymo personalo ir daug žmonių, norinčių pasiskolinti failus. RFID technologija taikoma siekiant realizuoti bylų valdymo modernizavimą ir automatizavimą, sumažinti archyvarų darbo intensyvumą, didinant darbo efektyvumą, padėti bibliotekininkams realizuoti automatinį paketinių bylų skolinimą, padavimą ir registravimą.
Failo RFID žyma gali laisvai saugoti ir keisti informaciją: elektroninė žyma turi didelę prieigos prie duomenų talpą, o saugoma informacija gali būti laisvai keičiama, o tai suteikia patogumo tvarkant failo turinį ir kitą informaciją.
Saugumo garantija: failų tvarkymo personalas gali pasiskolinti ir archyvuoti failus tik prisijungęs prie RFID failų valdymo sistemos, patikrinęs tapatybę. Sistema įspės apie neteisėtą failų išėmimą. Žymos informacija taip pat gali būti užšifruota.
